Chuyển văn phòng mới thì cần lưu ý điều gì? Không ít doanh nghiệp đã gặp phải khó khăn vì không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng khi chuyển sang một văn phòng khác. Cùng đọc hết bài chia sẻ của Vận Chuyển 24H để có thêm thông tin để lên kế hoạch vận chuyển cho mình nhé!
Mục Lục
Lên kế hoạch chuyển văn phòng mới
Trước khi chuyển, bạn cần tìm được địa điểm thay thế. Việc chọn lựa địa điểm có thể dựa trên những yếu tố như vị trí, không gian làm việc, tình hình tài chính của công ty. Đây cũng là việc làm quan trọng nhất cho nên bạn hãy dành thời gian để tìm kiếm môi trường làm việc phù hợp nhất với mọi người.
Một khâu chuẩn bị chi tiết sẽ giúp việc chuyển nhà của bạn được thuận lợi, phân công nhiệm vụ rõ ràng cũng sẽ rất có ích, giúp bạn lường trước được những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình vận chuyển và từ đó đề ra được cách xử lý ổn thỏa nhất.
Trong giai đoạn này, kế hoạch của bạn cần có dự kiến thời gian, chi phí, bao gồm những nhiệm vụ chính như: thiết kế và thi công nội thất ở văn phòng mới, thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh, đóng gói đồ đạc và sắp xếp mọi thứ ở nơi mới. Ngoài ra, bạn có thể cũng sẽ phải mua sắm để bổ sung hoặc thay thế một số đồ đạc, cùng nhiều thủ tục giấy tờ liên quan khác.
Chọn thời gian chuyển văn phòng
Khi đã có một kế hoạch đầy đủ để chuyển văn phòng mới, bạn cần căn cứ vào tình hình thực tế để xác định xem hợp đồng thuê nhà cũ của mình đã hết hạn hay chưa, xem lại kỹ một lần nữa những quy định về hoàn trả mặt bằng cũng như thông báo đến nội bộ về việc chuyển địa điểm và cuối cùng là hướng dẫn mọi người cách sắp xếp, thu dọn vật dụng.
Đồng thời, hãy xem xét văn phòng mới đã sẵn sàng để chuyển vào hay chưa. Để có sự chuẩn bị tốt nhất, bạn nên thông báo cho nhân viên trước khoảng 2 tháng để ai cũng có thể sắp xếp công việc và không làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh chung của công ty.
Trong một số trường hợp, các chủ doanh nghiệp sẽ Chọn ngày tốt chuyển văn phòng với mong muốn mọi chuyện sẽ thuận lợi, luôn gặp may mắn trong công việc kinh doanh của công ty.
Liệt kê và sắp xếp vật dụng
Tiếp theo, bạn cần thống kê chi tiết số tài sản, thiết bị văn phòng hiện có. Điều này sẽ giúp bạn nắm được đầy đủ thông tin, không bỏ sót bất cứ đồ vật nào khi vận chuyển. Trong quá trình kiểm kê, có thể chuẩn bị sẵn những loại thùng giấy để đóng gói từng thiết bị.
Mặc dù những đơn vị vận chuyển cũng sẽ hỗ trợ bạn cả ở khâu đóng gói nhưng để có thể chủ động hơn và dễ dàng lên phương án bố trí thiết bị đồ đạc ở văn phòng mới thì bạn vẫn cần trực tiếp tham gia để tránh nhầm lẫn đồ đạc.
Những đồ vật riêng của từng nhân viên nên được đánh dấu riêng để không bị nhầm giữa người này với người kia. Tốt nhất là nên để mỗi người tự đóng gói đồ đạc cá nhân của mình và xếp gọn một chỗ chờ đến khi chuyển văn phòng mới.
Lưu ý, nên sử dụng thùng carton cứng để đóng gói các đồ dễ vỡ khi chuyển văn phòng. Ngoài ra cũng cần có thể băng keo, xốp, mút để lót trong giúp bảo vệ các thiết bị dễ vỡ. Ngay sau khi liệt kê đầy đủ, cần có một phương án để xác định quy cách đóng gói cũng như đồ đạc nào cần ưu tiên chuyển trước, phương tiện vận chuyển ra sao.
Dự trù chi phí
Nên có bảng dự trù chi phí dựa trên kế hoạch đã được lập ra ban đầu. Bạn có thể tham khảo một số dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín để biết được số tiền cần phải chuẩn bị là bao nhiêu và thêm cả khoản chi phí sẽ phát sinh trong quá trình thực hiện.
Để quá trình được diễn ra thuận lợi thì bản dự trù chi phí phải càng chi tiết càng tốt. Bên cạnh đó, bạn cũng cần cân nhắc rằng đối với doanh nghiệp của bạn thì tự vận chuyển hay thuê dịch vụ sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Từ đó, khoản tiền tiết kiệm được có thể được dùng vào việc khác chẳng hạn như phát triển sản phẩm công ty, hoặc tổ chức một buổi liên hoan văn phòng mới.
Hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng cũ
Những thủ tục cần thiết để hoàn trả mặt bằng cũ cho chủ đầu tư cũng cần được thực hiện. Bạn cần lưu tâm đến một vài vấn đề như văn bản xác nhận kết thúc hợp đồng giữa hai bên cần rõ ràng, có đầy đủ chữ ký để tránh những phát sinh về mặt pháp lý sau này.
Tài sản thuộc về người cho thuê cũng cần được hoàn trả đầy đủ, bàn giao khi bạn trả văn phòng. Bạn cũng sẽ phải đền bù đầy đủ như đã thỏa thuận trong hợp đồng nếu không may làm hư tài sản. Tóm lại, mọi việc liên quan đều phải được xử lý triệt để nhằm hạn chế những rắc rối về sau.
Giám sát vận chuyển và kiểm kê tài sản
Cuối cùng, bạn luôn cần phải quan sát quá trình vận chuyển để đảm bảo không có tài sản nào bị thất lạc hay hư hại. Tài sản sẽ được kiểm kê căn cứ vào danh sách liệt kê đã được nhắc đến ở những bước trên. Sau khi đã kiểm tra thì có thể tiến hành bày biện, sắp xếp đồ đạc theo đúng những gì đã dự tính.
Dịch vụ vận chuyển uy tín sẽ giúp bạn an tâm hơn trong suốt quá trình vận chuyển. Đơn vị dịch vụ cũng sẽ là người chịu trách nhiệm nếu có bất cứ hư hại, mất mát nào với tài sản của bạn. Do vậy, biết cách chọn đơn vị vận chuyển uy tín cũng rất quan trọng
Trên đây là thông tin về những việc quan trọng cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng mới và bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên tham khảo. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói với giá tốt thì hãy liên hệ ngay với Vận chuyển 24h – Đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ tphcm để được tư vấn cụ thể nhé!
