Lập kế hoạch chuyển văn phòng là bước đầu tiên khá quan trọng. Một kế hoạch chuẩn sẽ giúp công việc được diễn ra một cách thuận lợi hơn. Hôm nay, Vận Chuyển 24h cũng sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết các bước để thực hiện chuyển văn phòng thuận lợi hơn.
Mục Lục
Lập kế hoạch chung
Bước đầu khi lập kế hoạch chuyển văn phòng là mục tiêu tổng thể. Hầu hết việc chuyển văn phòng đều được lên kế hoạch trước thời điểm bàn giao khoảng 6 tháng, các doanh nghiệp lớn lên kế hoạch trước 1-2 năm. Tiếp đó các công việc phải cần được phân công chi tiết bao gồm:
- Các hạng mục chính cần có
- Phân công nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện
- Đặt thời gian hoàn thành công việc cụ thể
Chọn người phụ trách
Tiếp đó bạn nên chỉ định một người thực hiện công việc điều phối, giúp mọi việc suôn sẻ. Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả các khía cạnh của quá trình chuyển giao. Vì thế nên chọn những người có kỹ năng quản lý, giám sát,khả năng ra quyết định mạnh mẽ cho công ty của bạn. Họ sẽ hỗ trợ thực sự tốt cho công việc chuyển dời.
Thiết lập thời gian
Tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê văn phòng xuất hiện ở dấu chấm trước khi bạn bắt đầu tạo lịch trình của mình. Sau đó hãy chọn thời gian chuyển đi thích hợp. Tiếp đó, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu chi tiết. Ví dụ như cần tìm hiểu sẽ mất bao lâu để cải tạo văn phòng, trang bị đồ đạc ra sao,…
Lưu ý, doanh nghiệp nên thông báo cho nhân viên của mình về việc chuyển địa điểm càng sớm càng tốt. Đặc biệt là khi chuyển văn phòng mới cách quá xa chỗ hiện tại. Mọi người đều phải cập nhật thông tin quá trình chuyển dời để xử lý công việc ổn thỏa.
Xác định mức ngân sách
Ngân sách di dời của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô văn phòng của bạn cùng dịch vụ bạn chọn. Các bên cung cấp dịch vụ cũng sẵn sàng thực hiện các bảng báo giá chi tiết gửi đến bạn. Dựa vào đó, bạn sẽ có thể chọn lựa dịch vụ nào thích hợp nhất thời điểm hiện tại.
Thêm vào đó, lập kế hoạch chuyển văn phòng cần dự trù thêm một khoản “bảo hiểm” cho đồ đạc. Nếu chúng không may bị hư thì bạn có những kế hoạch gì cho nó? Dịch vụ chuyển đồ trọn gói có thể tốn nhiều chi phí hơn. Tuy nhiên đó lại là phương án tối ưu dành cho những doanh nghiệp để quản lý việc đóng dỡ đồ đạc.
Đối với những lần di chuyển nhỏ hơn hoặc ngân sách thấp hơn thì có thể cân nhắc thêm. Bằng cách tận dụng nguồn lực từ nội bộ, bạn cũng có thể phân công đóng gói, bốc xếp phù hợp. Nếu những công việc cần làm không yêu cầu nhiều kỹ năng thì như vậy có thể tiết kiệm phần nào chi phí.
Xem thêm: Cách lập kế hoạch chuyển nhà hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Tìm địa điểm mới
Bạn cần xác định kế hoạch thuê văn phòng với các yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách cùng kế hoạch kinh doanh của công ty. Vị trí thuê lý tưởng nên đáp ứng các tiêu chí về:
- Diện tích, giá thuê
- Kết nối giao thông
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy, chấm công, thang máy,…
- Tiện ích xung quanh
Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được thiết lập dựa trên nhu cầu của người dùng sẽ giúp quá trình tìm kiếm và lựa chọn văn phòng nhanh chóng. Thêm vào đó cũng tránh những rắc rối trong quá trình sử dụng.
Cuối cùng, hãy liên hệ sớm với những đơn vị hỗ trợ vận chuyển để có kế hoạch đầy đủ. Các đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp như Vận chuyển 24h sẽ giúp khách hàng tư vấn và cùng đưa ra giải pháp tối ưu.
Kết luận
Lập kế hoạch chuyển văn phòng không hề khó nếu bạn đã nắm rõ quy trình từng bước. Công việc này cần rất nhiều thời gian chuẩn bị nên bạn hãy lên kế hoạch càng sớm càng tốt. Còn nếu bạn vẫn còn phân vân khi chọn đơn vị vận chuyển thì Vận chuyển 24h luôn sẵn sàng phục vụ.
