Chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng muốn quá trình chuyển văn phòng làm việc được diễn ra thuận lợi. Thêm vào đó, nhân viên cũng có trách nhiệm thực hiện công việc liên quan. Những điều mà Đơn vị Vận chuyển Văn Phòng 24h sắp chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn biết cách lên kế hoạch chuẩn bị chu đáo hơn.
Mục Lục
Sắp xếp đồ dùng cá nhân khi chuyển văn phòng làm việc
Thông thường, công ty sẽ thông báo trước lịch chuyển văn phòng làm việc cho tất cả mọi người. Nhân viên sẽ dựa theo thời gian đã được thông báo để dọn dẹp dần những đồ đạc cá nhân. Những tài liệu lưu trong máy tính nên được sao lưu ra ổ đĩa ngoài hoặc USB để lễ dùng khi cần.
Để tránh bị thất lạc đồ đạc của mình, mỗi người nên chuẩn bị sẵn thùng carton riêng. Mỗi thùng đựng cũng cần có bảng tên riêng để không gây nhầm lẫn. Bạn nên dọn sạch bàn làm việc cũ và loại bỏ những món đồ không sử dụng nữa. Việc này sẽ giúp cho quá trình vận chuyển được tối giản.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Trong quá trình làm việc, thường bạn sẽ phải lưu trữ khá nhiều tài liệu giấy. Chuyển văn phòng cũng là một dịp tiện để bạn sắp xếp lại những tài liệu đó. Những hồ sơ cũ thuộc danh mục không sử dụng nữa sẽ được để riêng sang một bên. Làm như vậy thì khi đến nơi mới, bạn không phải mất công sắp xếp một lần nữa.
Sau khi đã phân loại riêng, mỗi tập tài liệu sẽ được cho vào một kẹp lớn sao cho bạn dễ tìm nhất. Khi cho tài liệu vào thùng lớn, cần chọn những loại thùng có kích thước vừa khớp. Khi chọn những loại thùng quá rộng thì khi di chuyển rất dễ khiến giấy tờ trở nên lộn xộn nếu không may bị tuột khỏi kẹp. Ghi chú rõ ràng từng tệp tài liệu cũng giúp bạn dễ tìm kiếm sau này.
Đóng gói cẩn thận
Mỗi nhân viên cũng phải có trách nhiệm với đồ đạc thuộc sở hữu của mình. Do đó, bạn cần phải đóng gói đồ đạc thật cẩn thận. Bạn có thể tận dụng lại những thùng carton không dùng đến trong văn phòng để cho tất cả đồ của mình vào.
Với những món đồ điện tử, máy tính, máy in,… cần được cẩn thận hơn nữa. Nếu bạn không có kinh nghiệm tháo lắp những món đồ kể trên thì hãy nhờ đến sự trợ giúp của đồng nghiệp. Họ sẽ chỉ bạn cách đóng thùng các linh kiện điện tử để không bị hư hại. Sau cùng, hãy dán nhãn ghi tên, phòng ban, số điện thoại liên lạc, thông tin đồ đạc trong thùng để mọi người cùng biết.
Khi không có đủ thùng để đóng gói thì bạn có thể dễ dàng mua được tại các cửa hàng, siêu thị. Một số dịch vụ vận chuyển trọn gói cũng cung cấp cho bạn các loại thùng chất lượng với đầy đủ kích cỡ. Bạn hoàn toàn không phải lo về việc gặp khó khăn trong quá trình dọn dẹp đồ dùng làm việc của mình.
Tự mang những đồ quan trọng
Đây là một lưu ý mà không phải nhân viên nào cũng biết khi chuyển văn phòng làm việc. Những món đồ quan trọng nên được để riêng ra một chỗ, tránh lẫn lộn với giấy tờ khác. Bất cứ món đồ gì bạn cảm thấy là quan trọng và không muốn đánh mất chúng thì nên tự mình mang đến văn phòng mới.
Dù các dịch vụ chuyển văn phòng hiện nay đều cam kết đền bù khi xảy ra thất thoát đồ đạc. Thế nhưng bạn cũng đừng nên quá ỷ lại vào đó vì có một số đồ mất rồi không thể mua mới lại được. Hoặc bạn có thể đóng gói và mang chúng cất ở nhà cho an toàn. Khi nào chính thức làm việc ở văn phòng mới thì hãy đem lên trưng bày, sắp xếp sau.
Nếu không có công việc cần hoàn thành gấp thì bạn cũng có thể hỗ trợ công ty vận chuyển một vài công việc đơn giản. Để giúp đẩy nhanh thời gian dọn dẹp đồ đạc, hãy hỗ trợ họ đóng gói những món đồ nhỏ. Khi tất cả nhân viên cùng góp sức thì sẽ gắn kết được tình cảm và hiểu nhau hơn.
Lưu ý khi chuyển văn phòng
Phòng làm việc luôn có rất nhiều trang thiết bị cồng kềnh, cần được vận chuyển thật cẩn thận. Chủ công ty khi muốn chuyển văn phòng làm việc thì nên có kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện. Nên phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng viên để mỗi người một tay, rút ngắn thời gian. Khi đã có thời gian và hạng mục cụ thể, công việc vận chuyển sẽ nhanh chóng và khoa học hơn.
Bạn cũng cần phải dự trù những khoản chi phí dành cho từng công việc. Trường hợp sử dụng nhân lực nội bộ để chuyển dọn thì nên liệt kê những món đồ hỗ trợ cần phải chuẩn bị. Món đồ nào thiếu thì sẽ mua bổ sung cũng như kiểm tra món cũ còn dùng được hay không và mua mới.
Để giảm thiểu tình trạng thất thoát đồ đạc, hãy thực hiện kê khai toàn bộ tài sản có trong công ty. Bạn nên thống kê một danh sách đầy đủ thông tin số lượng, người sở hữu để sắp xếp được nhanh chóng. Đồng thời, bạn nên bỏ bớt những đồ không dùng nữa để giảm chi phí vận chuyển.
Trước khi vào văn phòng mới cũng phải vệ sinh sạch sẽ không gian làm việc. Như vậy sẽ tạo ra một môi trường sạch sẽ, tạo nhiều hứng thú làm việc cho nhân viên. Nếu sắp tới công ty của bạn chuyển sang địa điểm mới thì đừng quên những điểm này nhé!
Kết luận
Tất cả nhân viên đều có trách nhiệm trong việc chuyển văn phòng làm việc. Kể cả khi đã có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp giúp bạn tiết kiệm công sức. Hãy liên hệ với Vận chuyển 24h theo thông tin bên dưới để được báo giá chi tiết từng hạng mục.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 83/19 Đào Tông Nguyên, Thị trấn Nhà Bè, Huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh
- Hotline: 0828137138
- Email: hotro@vanchuyen24h.vn
