Để chuyển văn phòng sang địa điểm mới thì cần phải làm rất nhiều công việc. Trong số đó, bạn luôn phải quan tâm đến cách bảo quản tài liệu một cách an toàn. Những cách sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng dưới đây chắc chắn sẽ rất hữu ích đối với bạn.
Mục Lục
Cách sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng
Để thuận tiện nhất cho việc thu sắp tài liệu và tìm kiếm thì bạn nên sắp xếp giấy tờ dựa trên tính chất và loại tài liệu. Phân chia như vậy cũng giúp quá trình kiểm kê số lượng sau khi chuyển đến văn phòng mới được chính xác hơn. Cụ thể, bạn nên phân chia như sau:
Giấy tờ tài chính: loại giấy tờ này có thể là chứng từ thuế thu nhập, biên lai thuế, giấy vay tiền, hồ sơ tài khoản ngân hàng,… tất cả nên được gộp chung thành một loại và đặt chung một chỗ. Đây là những tài liệu tối quan trọng của một công ty, vì thế tuyệt đối không thể để xảy ra sai sót.
Các tài liệu hợp đồng bao gồm tất cả các tài liệu mang tính ràng buộc pháp lý. Đối với loại giấy tờ này thì nên được để tách biệt hoàn toàn với những loại giấy tờ khác. Những tài liệu được xếp đặt hợp lý cũng sẽ giúp cho công việc được hiệu quả hơn,
Giấy tờ lưu thông: Đây là loại giấy tờ như bảng báo giá vận chuyển, danh sách hàng tồn kho, hóa đơn vận chuyển,… Ngoài ra những danh sách liên hệ đến cách dịch vụ vệ sinh, nước uống, văn phòng phẩm rất nên được đặt riêng để khi có nhu cầu thì mọi thứ đều được đáp ứng kịp thời.
Cuối cùng, giấy tờ của mỗi cá nhân thì tốt nhất cũng nên được để riêng. Nhân viên nên tự chịu trách nhiệm về tài liệu của mình. Không chỉ sắp xếp gọn gàng mà còn phải ghi rõ tên, bộ phận, phòng ban để đến khi chuyển đến phòng làm việc mới giảm bớt thời gian tìm kiếm.
Các bước sắp xếp tài liệu
Bước 1: Phân loại tài liệu
Đầu tiên, để sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng thì bạn hãy phân giấy tờ ra thành 2 phần là cần thiết và không cần thiết. Đồng thời, biên lai cũ và hợp đồng hết hạn cũng phải được cất riêng để tránh lẫn lộn chung với những tài liệu đang sử dụng.
Bước 2: Lưu trữ tài liệu
Như đã đề cập ở trên, những tài liệu của bạn cũng cần được phải lưu trữ sao cho đúng cách. Theo đó, những tài liệu nào thường dùng hoặc đang cần sử dụng vào thời điểm hiện tại thì nên được đặt ở những chỗ dễ thấy, dễ lấy. Những tài liệu cần bảo mật hơn thì tốt nhất nên cất vào những chỗ chỉ những ai có đủ thẩm quyền mới biết được.
Bước 3: Hệ thống lại hồ sơ
Tiếp đó, nên tạo một hệ thống hồ sơ phân theo từng danh mục, đi kèm đó là các nhãn dán nhiều màu sắc khác nhau bên ngoài để nhận biết. Việc làm này tuy nhỏ nhưng cũng là một trong những kỹ năng mà người làm văn phòng cần biết.
Bước 4: Scan tài liệu
Nếu muốn đảm hơn thì bạn có thể cân nhắc và scan giấy tờ và chuyển dữ liệu và USB hoặc tải lên một nơi lưu trữ nào đó. Những tài liệu sau khi được lưu trữ dạng file mềm thì có thể nén lại và đặt pass đề phòng trường hợp có người cố tình truy cập vào.
Bước 5: Để tài liệu trong két sắt
Việc lưu trữ tài liệu quan trọng cần hết sức cẩn thận. Lúc sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng thì mỗi doanh nghiệp cũng nên có một chiếc két sắt để cất giữ toàn bộ những tài liệu mật. Những loại két sắt trên thị trường hiện nay khá an toàn nên bạn có thể yên tâm rằng giấy tờ sẽ được đảm bảo tuyệt đối.
Tầm quan trọng của việc sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng
Những giấy tờ phục vụ cho công việc của doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Nếu chẳng may bạn không thể tìm thấy những giấy tờ quan trọng không có bản sao thì thật sự rất tai hại. Khi đó sẽ không thể thực hiện công việc theo kế hoạch, gây ảnh hưởng đến tiến độ chung. Cũng chính vì vậy mà việc sắp xếp tài liệu gọn gàng là rất cần thiết. Bên cạnh tài liệu có những việc cần làm trước khi chuyển văn phòng mới mà bạn cần quan tâm như dọn hệ thống máy tính.
Tránh thất lạc giấy tờ quan trọng
Nhiều người có thói quen nhét hồ sơ vào bất cứ hộc tủ hoặc thùng nào vừa kích thước nhưng không để ý đến mức độ quan trọng của những loại giấy tờ đó. Việc này sẽ khiến bạn tốn rất nhiều thời gian khi chuyển dọn đồ đạc sang một văn phòng mới. Thay vì để tùy tiện thì bạn nên sắp xếp mọi thứ ngăn nắp cũng như dán nhãn rõ ràng, điều này sẽ thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm.
Giúp tiết kiệm thời gian
Những tài liệu bằng giấy cũng rất dễ bị nhăn hoặc rách trong quá trình vận chuyển dù bạn có cẩn thận đến mức nào đi chăng nữa. Đó là chưa kể nếu trong những tài liệu thường ngày có lẫn các hợp đồng làm ăn quan trọng thì bạn cũng không thể biết được hậu thế nào khi chúng bị rách.
Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể gặp phải thì bạn cần giữ tài liệu của mình trong một bì hồ sơ cứng cáp, loại chuyên dụng để đựng giấy, hoặc sử dụng màng bọc PE thùng carton chuyên dụng Khi làm như vậy thì giấy tờ sẽ không gặp sự cố, việc chuyển dời văn phòng cũng tiết kiệm được thời gian hơn.
Sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng là công việc rất phức tạp và đòi hỏi bạn phải có nhiều kỹ năng. Nhưng bạn cũng không cần phải quá lo lắng bởi dịch vụ của Vận chuyển 24h sẽ thay bạn làm những phần việc này. Để biết thêm thông tin chi tiết thì hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 033.589.2627 nhé!
