Thủ tục hành chính khi chuyển văn phòng là vấn đề các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Vậy chúng ta cần phải chuẩn bị cũng như thực hiện những công việc nào? Dưới đây Vận chuyển 24h sẽ có những chỉ dẫn cụ thể nhất cho bạn.
Mục Lục
Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh là thủ tục hành chính khi chuyển văn phòng quan trọng nhất.Cụ thể, các bước tiến hành thủ tục bao gồm chuẩn bị sẵn hồ sơ, nộp và hoàn thiện thủ tục.Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét giấy tờ liên quan và xác nhận cho hoàn thiện thủ tục. Sau đó, giấy phép kinh doanh sẽ được cập nhật với địa chỉ mới.
Khi muốn thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên giấy phép kinh doanh thì phải có đủ hồ sơ
Doanh nghiệp/công ty cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng thủ tục để việc thực hiện thủ tục được suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Sẽ mất khoảng từ 3 tới 5 ngày làm việc để thủ tục này được hoàn tất.
Thay đổi địa chỉ trên hồ sơ nhân viên
Nhân viên cần chuẩn bị hồ sơ gồm đơn xin thay đổi địa chỉ, các giấy tờ chứng minh địa chỉ mới. Nhân viên có nhiệm vụ nộp hồ sơ tại bộ phận quản lý nhân sự của công ty. Theo đó, bộ phận có trách nhiệm sẽ cập nhật thông tin vào hồ sơ nhân viên cho bạn.
Tiếp đó, Ban Nhân sự cũng cần thông báo cho Phòng Tài chính, Kế toán,… của công ty để cập nhật thông tin lên tất các các hồ sơ liên quan. Lưu ý rằng thời gian đăng ký đổi địa chỉ phải được thực hiện trong vòng 15 ngày tính từ lúc chuyển đến địa chỉ mới. Đây là vấn đề bạn nên nhớ bởi đó là quyền lợi cũng như trách nhiệm của chính bạn.
Thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ hợp đồng
Kiểm tra điều khoản về thay đổi địa chỉ bằng việc kiểm tra xem có quy định về việc này trong các điều khoản của hợp đồng hay không. Đầu tiên, doanh nghiệp phải chuẩn bị giấy chứng minh quyền được sử dụng địa chỉ mới. Khi đó thủ tục đổi địa chỉ trên từng giấy tờ sẽ được thực hiện.
Doanh nghiệp cũng có trách nhiệm báo cho nhân viên về thay đổi địa chỉ mới và cập nhật thông tin trên hồ sơ nhân viên. Nếu có hợp đồng thuê nhà, hai bên cần thực hiện việc ký kết điều khoản thay đổi địa chỉ mới trên hợp đồng và cập nhật thông tin liên quan.
Tất cả các giấy tờ hợp đồng cũng phải đổi địa chỉ
Hợp đồng mua bán: Hai bên cần thực hiện việc ký kết điều khoản thay đổi địa chỉ mới trên hợp đồng và cập nhật thông tin liên quan. Không những vậy, các bên cần thông báo cho các đơn vị khác trong công ty hay tổ chức, cá nhân liên quan để cập nhật thông tin địa chỉ mới trên các hồ sơ, chứng từ liên quan.
Thay đổi địa chỉ trên hồ sơ thuế
Chuẩn bị hồ sơ thủ tục hành chính khi chuyển văn phòng gồm đơn đăng ký thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, bản sao Giấy phép kinh doanh, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới cùng giấy tờ liên quan khác.
Nộp đơn đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh: Nộp đơn đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Các cơ quan thuế sẽ cập nhật các thông tin mới trên Giấy phép kinh doanh, đăng ký mã số thuế, cập nhật thông tin trên hồ sơ thuế và gửi thông báo cho doanh nghiệp.
Sau khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần đóng thuế và kê khai thuế trên địa chỉ mới. Các thủ tục trên cần được doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, cập nhật trên hồ sơ thuế để tránh phạm luật. Thông thường, bạn sẽ có từ 5-7 ngày làm việc để hoàn tất.
Thay đổi địa chỉ trên giấy phép xây dựng và các giấy tờ liên quan
Tương tự như thủ tục đổi địa chỉ khác, hồ sơ của bạn sẽ gồm giấy chứng minh quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng,… Hồ sơ được nộp tại phòng giấy phép xây dựng hoặc chính quyền địa phương nơi doanh nghiệp đang đăng ký.
Để được cấp phép xây dựng, bạn phải có sự đồng ý của Cơ quan chức năng. Họ sẽ có trách nhiệm thông báo cho các đơn vị liên quan như phòng quản lý đô thị, phòng tài chính hay các bên liên quan khác để cập nhật thông tin liên quan đến địa chỉ mới.
Tùy theo loại giấy tờ và quy định pháp lý của từng địa phương, các bên cần phải thực hiện các thủ tục pháp lý gồm cập nhật thông tin trên Giấy sổ đỏ, chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà, chứng chỉ đăng ký xe cộ, bằng lái xe…
Thay đổi địa chỉ trên giấy tờ bảo hiểm
Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết bao gồm giấy tờ bảo hiểm, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc địa chỉ mới, chứng chỉ đăng ký xe (nếu thay đổi địa chỉ xe), hợp đồng thuê nhà (nếu có),… Đồng thời, bạn hãy liên hệ đến công ty bảo hiểm và thông báo về việc thay đổi địa chỉ cần cập nhật lên giấy tờ bảo hiểm.
Thay đổi địa chỉ đúng quy định để không làm mất quyền lợi bảo hiểm
Nơi nộp hồ sơ là ngay tại công ty bảo hiểm. Nhìn chung quy trình cũng rất đơn giản. Tuy nhiên các bên cần chú ý cập nhật thông tin để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của giấy tờ bảo hiểm. Nếu không thực hiện đúng các thủ tục này, sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm của bên tham gia bảo hiểm khi xảy ra sự cố.
Thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ liên quan đến ngân hàng, tài khoản và khoản vay
Với thủ tục này, bạn cần có những giấy tờ chứng minh được danh tính, chứng minh quyền dùng đất và thêm một vài loại giấy tờ thuộc về các dịch vụ đang sử dụng. Bạn cũng cần liên hệ với ngân hàng hoặc đơn vị tài chính có liên quan và thông báo về việc thay đổi địa chỉ cần cập nhật lên các giấy tờ liên quan.
Nộp hồ sơ tại ngân hàng hoặc đơn vị tài chính và hoàn tất các thủ tục cần thiết, bao gồm cập nhật thông tin liên quan đến địa chỉ mới cho các tài khoản ngân hàng, khoản vay, thẻ tín dụng,…Nếu thay đổi địa chỉ liên quan đến các khoản phí phát sinh, bên tham gia sẽ cần đóng phí này để hoàn tất thủ tục.
Kết luận
Trên đây Vận chuyển 24h đã giới thiệu đến bạn thủ tục hành chính khi chuyển văn phòng cần phải có. Việc này là hết sức cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của các thông tin và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật của Nhà nước.
